上海展会设计公司告诉你——国际性商业展会正确运作方法

　　国际性商业展览是代理商接触进口产品最直接的途径，当然也是参展厂商录求代理商，并与潜在客户商谈的绝佳商机。然而参展，尤其是参加国际大展，并非易事，从展前准备、展览期间的应对至展后的后续连击，都与参展的效果息息相关。

　　美国展览者杂志指出，参加国际展最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为四个阶段，依序完成，方能达至预期的理想目标。以下为多家专业展览后勤服务公司的专业经验，提供厂商参考。

　　计划时间表

　　（一）12个月前

1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；

2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

　　（二）9个月前

1、设计展览结构；

2、取得展览管理公司的设计批准；

3、选择并准备参展产品；

4、与国外潜在客户及目前顾客联络；

5、制作展览宣传册；

　　（三）6个月前

1、以广告或邮件等进行推广活动；

2、确定旅行计划；

3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；

4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；

5、安排展览期间翻译员；

6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

　　（四）3个月前

1、继续追踪产品推广活动；

2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；

3、将展位结构设计做最后的决定；

4、计划访客回应处理程序；

5、训练参展员工；

6、排定展览期间的约谈；

7、安排展览现场或场外的招待会；

8、购买外汇；

　　（五）四天前

1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；

2、搭乘飞机至目的地；

　　（六）三天前

1、抵达，饭店登记；

2、视查展览厅及场地；

3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；

4、指示运输承包商将物品运送至会场；

5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；

7、访问当地顾客；

　　（七）两天前

1、确定所有物品运送完成；

2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；

3、布置展位；

4、将所有活动节目做最后的决定；

　　（八）一天前

1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；

2、将促销用品发送直接分配中心；

3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；

　　（九）展览期间

1、尽早到会场；

2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；

3、实地观察后尽早预约明年场地；

4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；

6、每日与员工进行简报；

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；

　　（十）展览结束

1、监督摊位拆除；

2、处理商机；

3、寄出谢卡；

　　摊位地点的选择

　　选择合适的场地是参展计划中重要的一部分，首先须考虑的是人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，再依此挑选摊位。举例而言，通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区，而圆柱或空的摊位场地及上货区则是阴碍人潮的潜在问题。

是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论，但厂商可将如此的摊位有效利用，藉机展示自己产品利於竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示、高加架或罩盖，则须选择有足够高度的地点，避免挡信可见度。此外企业间亦可共同组团参加国际展，一来即可壮大声势，二来也可在展览会场自在一国陈馆。

　　小摊位如何引人注目

　　（一）、大部份展览中心会提供厂商天花板聚光杰，不然也可租用携带式照明系统。根据产业调查，照明可将展品认知度提高30%至50%。

　　（二）、成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传统方式展览，且依赖大规模场地，故小企业可以创新设计以显突出。

　　（三）、依摊位大小选择大小合适的展示用品及参展产品，以免过度拥挤或空洞。

　　（四）、善加利用组合式展览用具，避免作用使用看似低廉的桌布覆盖桌子。

　　（五）、尽量韶华、整齐化展览，展示单项或两项产品。

 　　（六）、选用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片皆不易读取，同时限制文字的使用。

　　（七）、将图片置放在视线以上，图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置。

　　（八）、使用大胆且抢眼的颜色，从远距离即可突现出来，避免易融入背景的中性色彩；

　　（九）、成立完整服务式的展览摊位，而非自助式。将手册、赠品及样品摆放在桌上任参观者取拿后离开，不但无法达到互动，也非参展的目的。

　　其他产品的介绍

　　图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产品以外的产品资讯，除此之外，厂商可在会场提供录映带、模型、产品展示名片（明确列出电话号码、网址、传真、邮寄住址 ）、相簿、软体介绍、互动产品型录，可达到宣传效果。

　　广告宣传

　　广告宣传在整个展览过程扮演重要角色，专业展览管理公司认为参展厂商须在展览前三个月，要求内部公关部门或外面雇佣的公关公司在专业杂志上刊登至少一篇以上的告别报导，然后将该篇报导的重印本寄给目前及潜在顾客群，并加附信件一封提醒顾客该项产品将於会中展出，同时也可附赠由展览组织公司提供的且印有公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。

　　网页宣传

　　越来越多的展览赞助单位提供参展厂商与展览网页的连接，参展者可藉此提高公司及其网页知名度，参观者亦可在线上提出技术问题，或与厂商订定展览期间的约谈。 为了善加利用此推广机会，厂商可在网页上刊登展览产品图片或主题，并列出未来展览一览表，如此一来，不仅方便客户做参观规划，并可藉由相片提高展览现场辨识度。同时厂商亦可下载产品示范，上网者可先在网路上简单了解厂商的产品，再至会场取得详细资料。

“谨慎选择，及时决定，用心准备，完善后续服务”是保证参展效果的要诀，相信参加国际展览可以给企业发展带来许多生意机会，是不容错失的拓销手段。每一个会展人都不可随随便便就去展会，每一个展会都是需要精心策划的，这样才可以达到最佳效果！

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